目的和目標：確定會議的目的和目標、制定會議議程是會議的重心所在。

會議的目標和目的有以下一些：

• 培訓通知教育探討問題做決策
• 引入新事物或介紹新人員
• 激勵
• 開發
• 展示
• 促進與改善
• 解決問題
• 討論如何贏利
• 贏利

    在你籌劃一個會議時，你最好向上司、會議主辦人或會議主席描述一下會議的目的和要求達到的結果，如果你們的意見相符，你就可以做下一步的籌劃了：

• 預計召開會議的日期；
• 會議預計召開幾天；
• 打算在什麼地方召開會議；
• 會議形式或程序是什麼；
• 需要多大的場地；
• 以前開過這樣的會議嗎？結果如何；
• 將有多少人到會；
• 會議預算是多少；
• 與會者對費用開支很在意嗎？
• 打算選用什麼級別的酒店和設施；
• 打算選用最高級的房間標準是什麼；
• 誰來制作會議邀請函；
• 會議需要向與會者打印相關資料嗎？
• 會議的發言人有哪些？
• 會議需要什麼樣的視聽設備；
• 需要食品、飲料的酒會、招待會有幾次；
• 與會者可以攜帶家屬嗎？
• 打算為與會者安排一些特別活動嗎？打算為與會者及其家屬安排一些特別活動嗎？是否打算為與會者的家屬安排一些特別活動嗎？
• 有誰來承擔這些活動的費用。